KEARSIPAN, SISTEM KEARSIPAN, PEMELIHARAAN ARSIP DAN PENYUSUTAN ARSIP , KORESPONDENSI BESERTA CONTOHNYA

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL

KATA PENGANTAR

DAFTAR ISI

BAB I     PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang ................................................................................................  1

B.    Rumusan Masalah............................................................................................  2

C.    Tujuan .............................................................................................................   2

BAB II    PEMBAHASAN

A.    Teori kearsipan................................................................................................   5

B.    Sistem Kearsipan............................................................................................    6

C.    Pemeliharaan Arsip.........................................................................................   9

D.    Penyusutan Arsip............................................................................................ 10

E.     Pengelolaan kearsipan....................................................................................

F.     Korespondensi Kearsipan..............................................................................

BAB III  PENUTUP

A. Kesimpulan.......................................................................................................  15

B. Saran.................................................................................................................  15

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN-LAMPIRAN

1.    Surat – Surat masuk/keluar (5 sistem kearsipan) 1 surat saja

2.    Daftar Klasifikasi

3.    Buku Agenda

BAB I

PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang

Dari semua aset organisasi yang ada, arsip adalah salah satu aset yang berharga. Arsip merupakan warisan nasional dari generasi ke generasi yang perlu dipelihara dan dilestarikan. Tingkat keberadaban suatu bangsa dapat dilihat dari pemeliharaan dan pelestarian terhadap arsipnya tak terkecuali dalam perusahaan ataupun kantor. Berkaitan dengan hal tersebut arsip perlu dikelola dengan baik dalam sebuah kerangka sistem yang benar.

Di dalam sistem kegiatan perkantoran ada proses komunikasi organisasi salah satunya komunikasi melalui tulisan yang terwujud melalui surat-menyurat (korespondensi). Kegiatan ini sangat penting dalam sebuah organisasi perkantoran karena korespondensi atau surat-meyurat merupakan rangkaian aktivitas yang berkenaan dengan pengiriman informasi secara tertulis mulai dari penyusunan, penulisan sampai dengan pengiriman informasi hingga sampai kepada pihak yang dituju. Selain itu, proses korespondensi merupakan sarana untuk mengirim atau memberi informasi tertulis kepada atasan atau pihak lain, baik sebagai laporan, pemberitahuan, permintaan ataupun pertanyaan. Dalam penyusunan korespodensi harus memperhatikan berbagai unsur-unsur dalam pembuatannya yaitu dari segi tulisan dan pemakaian bahasa yang harus benar dan tepat.

Selain korespondensi yang ada dalam kegiatan kantor, penataan arsip pun sangat diperlukan dalam suatu organisasi atau kantor. Arsip sebagai salah satu sumber informasi memiliki fungsi yang sangat penting untuk menunjang proses kegiatan administrasi. Masalah yang akan timbul nantinya adalah semakin menumpuknya arsip dari tahun ke tahun secara tidak terkontrol. Agar arsip dapat berperan sebagaimana fungsinya perlu dikelola dengan baik dan benar, artinya ditata secara sistematis sehingga jika sewaktu-waktu diperlukan dapat dengan cepat, tepat dan lengkap disajikan. Dalam pengelolaan arsip, termasuk di dalamnya adalah upaya memelihara arsip baik dari segi fisik maupun kerusakan. Sedangkan memelihara dari segi infomasi yaitu tidak terjadinya kebocoran informasi.

B.     Rumusan Masalah

1.      Apa yang dimaksud dengan Arsip ?

2.      Apa itu sistem kearsipan ?

3.      Bagaimana cara pemeliharaan Arsip ?

4.      Bagaimana penyusutan Arsip ?

5.      Bagaimana cara pengelolaan kearsipan ?

6.      Apa itu korespondensi dan bagaimana korespondensi kearsipan ?

C.    Tujuan

Tujuan dari penyusunan makalah ini yaitu untuk mengetahui dan memahami tentang kearsipan,sistem kearsipan,cara pemeliharaan arsip dan penyusutan arsip

BAB II

PEMBAHASAN

A.    Teori Kearsipan

1.      Pengertian arsip dan kearsipan

Secara etimologi kata arsip berasal dari bahasa Yunani (Greek), yaitu archium yang artinya peti untuk menyimpan sesuatu. Semula pengertian arsip itu memang menunjukkan tempat atau gedung tempat penyimpanan arsipnya, tetapi perkembangan terakhir orang lebih cenderung menyebut arsip sebagai warkat itu sendiri. Schollenberg menggunakan istilah archives sebagai kumpulan warkat itu sendiri, dan archives instution sebagai gedung arsip atau lembaga kearsipan.

Kata arsip dalam bahasa Latin disebut felum (bundle) yang artinya tali atau benang. Dan memang pada zaman dahulu tali atau benang inilah yang digunakan untuk mengikat kumpulan warkat/surat. Sehingga arsip-arsip itu mudah digunakan.

Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, terencana, karena mempunyai nilai sesuatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Jadi sebagai intinya arsip adalah himpunan lembaranlembaran tulisan. Catatan tertulis yang disebut warkat harus mempunyai 3 (tiga) syarat yaitu disimpan secara berencana dan teratur, mempunyai sesuatu kegunaan, dan dapat ditemukan kembali secara tepat.

Kearsipan berasal dari kata arsip dalam bahasa Inggrisnya file sedangkan kearsipan disebut filing. File adalah bendanya sedangkan filing adalah kegiatannya.

 Menurut Kamus Administrasi Perkantoran oleh Drs. The Liang Gie :

a.       Penyimpanan warkat (filing) merupakan kegiatan menaruh warkat-warkat dalam suatu tempat penyimpanan secara tertib menurut sistem, susunan dan tata cara yang telah ditentukan, sehingga pertumbuhan warkat-warkat itu dapat dikendalikan dan setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali. Lawan dari penyimpanan warkat (filing) adalah pengambilan warkat (finding).

b.       Sistem penyimpanan warkat (filing system) adalah rangkaian tata cara yang teratur menurut suatu pedoman untuk menyusun warkat-warkat sehingga bilamana diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara tepat.

2.      Jenis – Jenis arsip

Jenis-jenis arsip dapat dibedakan sebagai berikut:

a.       Arsip menurut subyek atau isinya dapat dibedakan menjadi 4 yaitu:

1)      Arsip kepegawaian, contoh: Daftar riwayat hidup pegawai, surat lamaran, surat pengangkatan pegawai dan rekaman prestasi.

2)      Arsip keuangan, contohnya: laporan keuangan, bukti pembayaran, daftar gaji, bukti pembelian, dan dan surat perintah bayar

3)       Arsip pemasaran, contoh: Surat penawaran, surat pesanan, surat perjanjian penjualan, daftar pelanggan dan daftar harga.

4)       Daftar pendidikan, contohnya: kurikulum, satuan pelajaran, daftar hadir siswa, raport dan transkip mahasiswa.

b.      Arsip menurut bentuk dan wujud fisiknya. Penggolongan arsip menurut bentuk dan wujudnya, khususnya lebih didasarkan pada tampilan fisik media yang digunakan dalam merekam informasi. Menurut bentuk dan wujud fisiknya, arsip dapat dibedakan menjadi:

1)      Surat, contohnya: naskah perjanjian/kontrak, akta pendirian perusahaan, surat keputusan, notulen rapat, berita acara, laporan dan tabel.

2)       Pita rekaman

3)       Mikrofilm

4)      . Disket

5)       Compact disk

6)      . Flast disk

c.        Arsip menurut nilai gunanya. Penggolongan arsip berdasarkan nilai dan kegunaannya ada 7 macam, yaitu:

1)      Arsip bernilai informasi, contoh: pengumuman, pemberitahuan dan undangan

2)       Arsip bernilai administrasi, contohnya: ketentuan–ketentuan organisasi, surat keputusan, prosedur kerja, dan uraian tugas pegawai.

3)      . Arsip bernilai hukum, contoh: akta pendirian perusahaan, akta kelahiran, akta perkawinan, surat perjanjian, surat kuasa dan keputusan pengadilan.

4)       Arsip bernilai sejarah, contohnya: laporan tahunan, notulen rapat, dan gambar foto dan peristiwa

5)       Arsip bernilai ilmiah, contoh: hasil penelitian

6)       Arsip bernilai keuangan, contoh: kuitansi, bon penjualan, dan laporan keuangan

7)       Arsip bernilai pendidikan, contoh: karya ilmiah para ahli, kurikulum, satuan pelajaran dan program pelajaran

d.       Arsip Menurut Sifat Kepentingannya. Penggolongan arsip menurut kepentingannya atau urgensinya ada beberapa macam, yaitu:

1)      Arsip tak berguna, contohnya surat undangan dan memo

2)       Arsip berguna, contohnya: presentasi pegawai, surat permohonan cuti dan surat pesanan barang

3)      Arsip penting, contohnya: surat keputusan, daftar riwayat hidup pegawai, laporan keuangan, buku kas dan daftar gaji

4)       Arsip vital, contohnya: akta pendirian perusahaan, buku induk pegawai, sertifikat tanah/bangunan dan ijazah

e.        Arsip Menurut Fungsinya. Penggolongan arsip berdasarkan fungsi arsip dalam mendukung kegiatan organisasi ini ada dua, yaitu:

1)      Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan kantor sehari-hari

2)       Arsip statis, yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.

F.        Arsip Menurut Tempat/Tingkat Pengolahannya. Penggolongan arsip berdasarkan

tempat atau tingkat pengolahannya dan sekaligus siapa bertanggung jawab, dapat dibedakan menjadi:

1)      Arsip pusat, yaitu arsip yang disimpan secara sentralisasi atau berada di pusat organisasi yang berkaitan dengan lembaga pemerintah dan arsip nasional pusat di Jakarta.

2)       Arsip unit, yaitu arsip yang berada di unit-unit dalam organisasi yang berkaitan dengan lembaga pemerintah dan arsip nasional di daerah ibu kota propinsi.

g.       Arsip Menurut Keasliannya. Penggolongan arsip berdasarkan pada tingkat keaslian dapat dibedakan menjadi:

1)      Arsip asli, yaitu dokumen yang langsung terkena hentakan mesin tik, cetakan printer, tanda tangan, serta legalisasi asli yang merupakan dokumen utama.

2)       Arsip tembusan, yaitu dokumen kedua, ketiga dan seterusnya yang dalam proses pembuatannya bersama dokumen asli, tetapi ditujukan pada pihak selain penerimaan dokumen asli.

3)       Arsip salinan, yaitu dokumen yang proses pembuatannya tidak bersama dengan dokumen asli, tetapi memiliki kesesuaian dengan dokumen asli.

h.       Arsip Menurut Kekuatan Hukum. Penggolongan arsip berdasarkan kekuatan hukum atau legalitas dari sisi hukum dapat dibedakan menjadi 2 macam:

1)      Arsip autentik, yaitu arsip yang di atasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta (bukan fotokopi atau film) sebagai tanda keabsahan dari isi arsip bersangkutan. Arsip-arsip autentik dapat digunakan sebagai bukti hukum yang sah.

2)       Arsip tidak autentik, yaitu arsip yang di atasnya tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta, arsip ini dapat berupa fotokopi, film, mikrofilm dan hasil print komputer.

B.     Sistem Kearsipan

1.       Pengertian sistem kearsipan

system kearsipan adalah suatu rangkain kerja yang teratur yang dapat dijadikan pedoman untuk menyimpan arsip sehingga saat diperlukan arsip tersebut dapat ditemukan cepat dan tepat.

kearsipan juga dapat didefinikasikan sebagai kegiatan yang meliputi penciptaan arsip,penyimpanan arsip (filling),penemuan kembali arsip (finding) dan penyusutan arsip (pengamanan,pemeliharaan,dan pemusnahan) sebagai bagian dari kegiatan kearsipan,filling mempunyai peranan yang sangat penting.

2.       Macam – macam sistem kearsipan

Menurut Atmosudirjo dalam Ig.Wursanto (1991 : 22) Mengatakan bahwa pada pokoknya sistem kearsipan terdiri dari 2 (dua) bagian yaitu sebagai berikut:

1.      Sistem pengatur tertiban atau arangement system

a.       Sistem klasifikasi numerial (menurut angka)

b.      Sistem klifikasi alfabetis (menurut abjad)

2.       Sistem perawat simpanan atau safe keeping system

     Pendapat G.R.Terry mengenai macam-macam sistem penyimpanan arsip seperti yang di kutip oleh Sutarto(1992:173)adalah sebagai berikut:

1.      Alphabetical arrangement (susunan abjad)

a.      Subjet (pokok soal)

b.       Phonetic (suara)

2.       Numerical arrangement (susunan nomor)

a.      Serial (seri)

b.      Coded (kode)

3.       Geographical arrangement (susunan wilayah)

4.       Choronlogical arrangement (susunan tangal)

Menurut zulkifli amsyah (1992 : 71) menyatakan bahwa:

Pada dasarnya sistem penyimpanan arsip atau sistem kearsipan ada dua(2) jenis urutan abdjad dan angka. Sistem penyimpanan yang berdasarkan urutan abdjad adalah sistem nama (seing di sebut sistem abdjad), sistem gaografis, dan sistem subjek. Sedangkan nama yang berdasrkan urutan angka adalah sistem numeric (sistem subjek dengan kode no.).

Sedangkan menurut Geoffery Mills dan Oliver Standingford, dalam sutarto (1992: 171) mengemukakan sistem penyimpanan warkat di golongkan menjadi enam (6) macam sistem utama,yaitu:

a.       alphabetical – sistem abjad

b.      Subyek-sistem subjek

c.        geographical- sistem wilayah

d.       numerical- sistem nomor

e.         choronological of them- sistem tanggal

Dari beberapa pendapat para ahli tersebut di atas mengenai macam-macam kearsipan dapat peneliti simpulkan, pada dasarnya sistem kearsipan ada 5 (lima) macam yaitu sebagai berikut:

1.       Sistem Abjad

Sistem penyimpanan arsip menurut abjad berarti warkat yang di buat atau yang di terima oleh lembaga atau instansi tertentu yang di dalamnya memuat nama orang,nama organisasi, nama wilayah, ataupun juga nama pokok soal di simpan menurut taat urutan abjad mulai dari huruf A sampai dengan Z. Abjad yang di pergunakan adalah abjad huruf pertama dari suatu nama setelah nama-nama itu di indeks menurut aturan atau ketentuan yang berlaku untuk masing-masing nama. Setelah nama-nama tersebut di indeks barulah di susun menurut susunan abjad. Peraturan atau filling tersebut merupakan standart peraturan-peraturan yang di tentukan oleh organisasi, sehingga semua anggota organisasi harus mengikuti prosedur yang telah di tentukan.

Sistem penyimpanan arsip menurut abjad dapat dilakukan dengan 2 cara:

a.       Menurut susunan abjad huruf demi huruf istilah–istilah atau nama–nama yang terdiri dari 2 ( dua ) kata atau lebih dianggap satu kata. Misal :

1.      Gunung Merapi menjadi Gunungmerapi

2.       Sinar harapan menjadi Sinarharapan.

b.       Menurut susunan abjad kata demi kata. Dalam susunan abjad kata demi kata, nama- nama yang terdiri dari 2 ( dua ) kata atau lebih, ditulis menjadi satu. Masing – masing kata berdiri sendiri. Misal :

1.       Jakarta Utara

2.       Banjar Negara

2.      Sistem subjek

Yang dimaksud dengan subjek ialah judul pokok masalah yang berhubungan dengan instansi atau organisasi yang bersangkutan. Dalam pelaksanaan penyimpanan arsip ini, seorang arsiparis harus dapat menentukan lebih dahulu masalah – masalah apa yang menjadi fokus atau yang dipermasalahkan dalam surat setiap harinya. Masalah – masalah tersebut dikelompokkan menjadi satu subjek. Misal: masalah – masalah yang berkenaan dengan keuangan dikelompokkan menjadi satu masalah pokok ( subjek ) dibawah keuangan, dan seterusnya. Selanjutnya masalah –masalah itu dijadikan sub subjek  dari pokok masalah ( subjek ) misalnya Keuangan :Bonus, Gaji, Hadiah tahun baru, Lembur, dan seterusnya

3.       Sistem Geografis

Adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah tertentu. Dalam hal ini pengelompokkannya didasarkan atas satuan daerah tertentu, seperti pulau, kepulauan, propinsi, kabupaten, dan sebagainya.

Dalam pelaksanaannya, yang harus dilakukan adalah menentukan satuan daerah kemudian disusun menurut abjad agar mempercepat penemuannya kembali.

Contoh: berdasarkan Ibukota propinsi: Ambon, Banda Aceh, Bandung, Banjarmasin, Bengkulu, Denpasar, Dili, dan seterusnya

Sehingga pada tiap – tiap satuan tersebut diatas akan tersusun warkat - warkat yang bersangkutan dengan nama orang, nama poikosoal yang telah di urutkan menurut urutan abjad pula agar penemuannya kembali dapat dengan mudah dan cepat.

4.      Sistem Nomor

Dalam sistem penyimpana menurut nomor yang dipergunakan sebagai pedoman mengatur arsip –arsip adalah urutan angka. Sistem nomor merupakan sistem penyimpanan dan penyusunan arsip dengan mengunakan urutan angka sebagai pedoman dalam mengaturnya. Seorang arsiparis harus lebih dahulu menbuat daftar kelompok masalah-masalah seperti sistem subjek, baru kemudian di berikan nomor di belakangnya.misalnya:

Kepegawaian                   14

Cuti                                  14,1

Kenaikan pangkat                        14,2

 Lamaran                          14,3

Seorang arsiparis dapat mengembangkan nomor-nomor ini menjadi pembagian yang lebih ke dalam desimal, seperti 14.1,14.2,14.3, dan seterusnya.dan menunjukkan nomor dari masing-masing masalah, daftar ini di sebut dengan kartu indeks, selanjutnya juru arsip memproses menurut nomor-nomor yang telah di tentukan dalam kartu indeks ini.

5.       Sistem Tanggal

Sistem ini di gunakan untuk filing bahan-bahan yang di susun menurut urutan tanggal dari datangnya surat atau bahan-bahan. Surat-surat atau bahan yang datangnya lebih akhir akan di tempatkan pada tempat yang paling depan, tanpa melihat masalah atau perihal surat. Selanjutnay arsiparis akan mengelompokan surat-surat atau bahan-bahan yang di file dalam bulan-bulan setiap tahunya. Dalam penyimpanan sistem tersebut menpunyai kegunaan tersendiri dan tidak dapat di katakan bahwa sistem yang satu lebih baik dari sistem yang lain.

C.    Pemeliharaan Arsip

1.      Pemeliharaan

Pemeliharaan arsip ini di maksudkan untuk menjaga rasip-arsip tersebut dari segala kerusakan dan kemusnahan. Kemusnahan dan kerusakan arsip dapat di sebabkan oleh factor sebagai berikut:

a.       Factor dari dalam

seperti kertas yang akan kita pakai sangat berpengaruh pada awet atau tidaknya tulisan dan dalam pengunaan kertas hendaknya di pilih yang baik dan kuat, tinta pengunaan tinta yang akan di gunakan hendaknya di sesuaikan dengan kebutuhan dan sebaiknya yang berkualitas, pasta/lem pengunaan perekat harus di carikan yang baik jangan mengunakan perekat yang di buat dari getah arab ataupun selulosa tape dan sejenisnya.

b.       Factor dari luar

Seperti kelembapan udara yang tidak terkontrol akan menimbulkan jamur sehingga kertas menjadi lembab dan rusak, udara yang terlampau kering yang akan merusak kertas, sinar matahari sangat menbahayakan kertas-kertas arsip untuk itu tidak boleh ada sinar matahari yang jatuh langsung pada karats, debu, jamur dan sejenisnya, rayap dan gegat yang biasanya terdapat pada dinding-dinding yang basah. Bukan hanya kertas tersebut yang menjadi lembab, tetapi juga di rusak oleh gegat dan juga serangga lain.

D.    Penyusutan Arsip

1.      Penyusutan

Untuk meningkatkan effisiensi dan effektifnya pengelolaan kearsipan setiap Satuan kerja wajib melakukan upaya penyusutan arsip sebagai berikut :

a.        Penyusutan arsip  dilaksanakan oleh pencipta arsip.

b.      Penyusutan arsip yang dilaksanakan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD dilaksanakan berdasarkan JRA dengan memperhatikan kepentingan pencipta arsip serta kepentingan masyarakat, bangsa dan negara.

c.        Ketentuan lebih lanjut mengenai penyusutan arsip diatur dengan peraturan pemerintah.

Menurut Basir Barthos (1997 : 101) manyatakan bahwasanya penyusutan adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara sebagai berikut:

1)      Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga nagara atau badan-badan pemerintah masing-masing.

2)       Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku.

3)       Menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan kepada arsip nasional.

Tahap – tahap penyusutan arsip :

1.      Penilaian Arsip

Sebelum melakukan penyusutan arsip diperlukan penilaian terhadap setiap jenis arsip yang akan dipindahkan atau dimusnahkan. Hasil penilaian menentukan berapa lama arsip disimpan dalam arsip aktif dan inaktif, serta menentukan apakah arsip tersebut akan dimusnahkan atau dikirim untuk menjadi arsip statis.

Ada 4 golongan arsip, yaitu:

a.       Arsip vital

Arsip vital ini penting bagi kehidupan bisnis dan tidak dapat diganti kembali bilamana dimusnahkan. Arsip ini tergolong arsip statis yang bersifat historis sehingga tidak dapat dipindahkan atau dimusnahkan dan disimpan abadi selamanya. Misalnya akte pendirian perusahaan, sertifikat bangunan atau tanah, Izin Mendirikan Bangunan (IMB), dan sebagainya.

b.      Arsip penting

Arsip ini melengkapi bisnis rutin dan dapat digantikan dengan biaya yang relatif tinggi dan lama. Arsip ini disimpan di arsip aktif selama 5 tahun dan di arsip inaktif selama 25 tahun. Misalnya, bukti – bukti keuangan.

c.       Arsip berguna

Arsip ini berguna sementara dan dapat diganti dengan biaya rendah. Arsip ini disimpan di arsip aktif selama 2 tahun dan disimpan di arsip inaktif selama 25 tahun. Misalnya, surat pesanan, neraca dan laporan tahunan.

d.      Arsip tidak berguna

Arsip ini dapat dimusnahkan seusai pakai untuk sementara waktu. Arsip ini disimpan paling lama selama 3 bulan di arsip aktif. Misalnya, surat undangan rapat dan pengumuman.

2.      Pemindahan arsip aktif menjadi inaktif atau kemedia lain

Seperti telah diuraikan diatas, peralihan arsip aktif menjadi arsip inaktif dapat dilakukan setelah suatu periode kegiatan tertentu, dimana suatu arsip sudah tidak atau jarang digunakan tetapi masih harus disimpan. Pemindahan arsip juga dapat dilakukan melalui tempat penyimpanan atau pemindahan ke media lain, seperti: micro film, CDROM atau CD- WROM

3.      Pemusnahan arsip

Tidak semua arsip aktif yang telah dipindahkan akan disimpan sebagaiarsip inaktif untuk selamanya. Ada beberapa jenis arsip yang dapat dimusnahkan setelah jangka waktu tertentu. Tetapi ada pula arsip inaktif yang dialihkan statusnya menjadi arsip statis karena alasan historis.

4.      Pencatatan pemindahan atau pemusnahan

Arsip inaktif kemudian disimpan pada tempat penyimpanan khusus yang dibedakan dengan arsip aktif, misalnya gudang khusus untuk arsip inaktif.

Pemindahan dapat dilakukan melalui tempat penyimpanan atau pemindahan ke media lain. Kemajuan teknologi memungkinkan dokumen perusahaan yang dibuat dari kertas dialihkan ke dalam micro film atau media yang lain atau dibuat secara langsung dalam media elektronik.

Setiap pemindahan yang menyebabkan perubahan pihak penanggungjawab perlu dilengkapi dengan berita acara. Berita acara memuat daftar subjek arsip yang akan dipindahkan, indeks arsip yang baru, tanggal pemindahan, lokasi dan tempat pemindahan yang baru serta bukti tanda terima yang ditandatangani oleh orang yang menyerahkan arsip dan orang yang menerima arsip sebagai penanggungjawab arsip. Cara pemindahan arsip atau pemusnahan arsip dapat dilakukan berdasarkan :

a.       Pemindahan secara terus – menerus

Arsip dipindahkan menjadi inaktif setelah arsip tersebut selesai digunakan.

Pemindahan ini tidak tentu. Pemindahan arsip umumnya dilakukan pada perusahaan seperti kantor pengacara, pelaksana proyek, kantor arsitek, konsultan dan sebagainya, dimana seluruh dokumen menjadi inaktif setelah suatu proyek atau kegiatan selesai.

b.      Pemindahan secara periodik

Arsip dipindahkan menjadi inaktif  setelah satu periode atau jangka waktu tertentu. Umumnya dilakukan setiap satu tahun sekali. Misalnya, bukti – bukti keuangan dipindahkan menjadi inaktif setelah perusahaan melakukan tutp buku pada akhir periode akutansi.

E.     Pengelolaan Kearsipan

Pengelolaan arsip sebenarnya telah dimulai sejak suatu surat (naskah, warkat) dibuat atau diterima oleh suatu kantor atau organisasi sampai kemudian ditetapkan untuk disimpan, selanjutnya disusutkan (retensi) dan atau dimusnahkan. Oleh karena itu, didalam kearsipan terkandung unsur – unsur kegiatan penerimaan, penyimpanan, temu balik, dan penyusutan arsip. Arsip disimpan karena mempunyai nilai atau kegunaan tertentu.

Oleh karena itu, hal yang perlu diperhatikan dalam hal ini ialah bagaimana prosedurnya, bagaimana cara penyimpanan yang baik, cepat, dan tepat, sehingga mudah ditemu – balikkan atau ditemukan kembali sewaktu – waktu diperlukan, serta langkah – langkah apa yang perlu diikuti/dipedomani dalam penyimpanan arsip tersebut. Untuk menyelenggarakan penyimpanan arsip secara aman, awet, efisien dan luwes (fleksibel) perlu ditetapkan asas penyimpanan yang disesuaikan dengan kebutuhan dan kondisi masing – masing kantor/instansi yang bersangkutan.

F.     Korespondensi kearsipan (surat – menyurat)

1.      Pengertian Surat-Menyurat

Surat adalah suatu alat untuk menyampaikan informasi atau pernyataan secara tertulis yang dibuat oleh seseorang atau penjabat kepada pihak lain baik atas nama sendiri maupun jabatan dalam organisasi. Isi surat dapat berupa berita yang berwujud pemberitahuan, pernyataan, pertanyaan, permintaan, laporan, catatan aktiitas pribadi atau organisasi seperti perjanjian, keputusan, tanda bukti dan sebagainya.

Menurut pendapat Drs. I.G Wursanto dalam bukunya Teknologi Perkantoran menyatakan bahwa surat dapat diartikan dengan berbagai cara, antara lain:

a.       Surat merupakan helai kertas dalam bentuk maupun dalam wujud apa pun yang berisi keterangan-keterangan tertulis untuk disampaikan kepada pihak lain yang membutuhkannya.

b.      Surat adalah media komunikasi secara tertulis untuk disampaikan kepada pihak lain dalam rangka mendapatkan pengertian dan kerja sama antara kedua belah pihak.

c.       Surat ialah suatu pernyataan bahasa secara tertulis, untuk menyampaikan suatu informasi atau keterangan dari satu pihak kepada pihak lain.

Dari pengertian tersebut terdapat dua pihak yang terlibat dengan surat, yaitu pengirim dan penerima. Apabila terjadi hubungan terus-menerus dan berkesinambungan antara dua pihak yaitu pengirim dan penerima dengan saling berkiriman surat, maka terjadilah surat-menyurat atau koresponden. Secara sederhana surat menyurat dapat diartikan sebagai suatu kegiatan pengendalian arus berita tertulis yang timbul dari adanya sutau pencatatan, laporan atau keputusan yang memungkinkan terjadinya permintaan, pemberitahuan, dan sebagainya.

2.      Tujuan Dan Fungsi Surat-Menyurat

a.       Tujuan Surat Menyurat

Setiap orang atau lembaga yang melakukan kegiatan penulisan surat tentu mempunyai suatu tujuan, di mana tujuan yang satu dengan yang lainnya mungkin berbeda. Apakah untuk mencari informasi, memberi informasi, memesan barang, memberi perintah, atau hanya memberikan jasa-jasa yang menarik. Namun, pada intinya terdapat tiga tujuan menulis surat, yaitu sebagai berikut :

1.      Memberitahu atau menyampaikan informasi, penjelasan kepada pihak lain

2.       Menerima atau mendapatkan informasi, penjelasan kepada pihak lain

3.      Memperlancar arus informasi, sehingga informasi yang diterima jelas dan tidak salah pengertian.

Agar tujuan penulisan surat dapat tercapai, maka penulis surat harus menguasai pengetahuan dan keterampilan surat-menyturat. Penulisan surat yang kurang baik akan mempengaruhi arus informasi, sehingga dapat terjadi salah pengertian dan tujuan penulisan surat pun tidak akan tercapai.

Syarat-syarat yang perlu diperhatikan oleh penulis surat agar dapat menulis surat dengan baik adalah :

a.       Memahami prosedur surat-menyurat

b.      Memahami segala permasalahan yang akan ditulis

c.        Memahami teknik penulisan surat yang baik

d.       Memahami penggunaan tata bahasa dalam surat-menyurat

e.       Memahami posisi penulis dan penerima surat

3.      Fungsi Surat Menyurat

Dalam ruang lingkup surat sebagai dokumen kantor, surat berfungsi sebagai berikut :

a.        Tanda bukti tertulis otentik

surat dapat digunakan untuk pembuktian apabila terjadi perselisihan antar kantor-kantor atau pejabat-pejabat yang mengadakan hubungan korespondensi. Contoh: surat perjanjian, surat kuasa, dan sebagainya.

b.       Pedoman

Surat digunakan sebagai pedoman untuk melakukan sesuatu atau bertindak. Misalnya surat perintah, surat instruksi, surat keputusan, dan sebagainya.

c.        Alat pengingat atau berfikir

Surat dapat digunakan untuk mengetahui hal-hal yang telah terlupakan atau telah lama. Misalnya surat-surat yang diarsipkan.

d.      Duta atau wakil dari penulis, pejabat atau organisasi pengirim surat.

Surat sebagai wakil organisasi dianggap sebagai mentalitas jiwa dan kondisi intern dari organisasi yang bersangkutan.

4.       Penggolongan Surat

Jenis-jenis surat dapat digolongkan menurut wujud, pemakaian, banyaknya sasaran yang dituju, isinyam sifatnya dan proses penyelesaiannya. Untuk itu penggolongan surat dapat dibedakan berdasarkan :

a.       Menurut wujud surat

1.       Surat biasa atau bersampul, adalah surat yang ditulis di atas kertas yang biasanya dimasukkan ke dalam sampul yang akan dikirimkan.

2.       Memo dan nota, adalah surat yang dipakai secara intern dalam sutau organisasi. Memo dan note dipergunakan untukmeminta atau memberi informasi serta petunjuk antar pejabat kantor.

3.      Kartu pos, adalah benda pos berbetuk kartu berukuran 10×15 cm atau 15×20 cm yang dipakai apabila isi surat itu singkat dan tidak rahasia.

4.       Warkat pos, adalah surat yang wujudnya berupa gabungan sampul dan kertas surat. Warkat pos digunakan apabila isi surat lebih panjang dari kartu pos. Isinya hanya boleh dibaca oleh orang yang berhak yaitu yang tercantum pada alamat surat.

5.      Telegram, adalah surat yang ditulis pada blanko telegram yang berisi pokok-pokok singkat permasalahan.

6.      Surat tanda bukti, adalah surat berbentuk formulir yang dipakai sebagai tanda bukti keabsaha aktivita antara dua pihak, misalnya kuitansi, faktur, tanda terima, kartu identitas, dan sebagainya.

b.       Menurut sifat isinya

1.       Surat pribadi, adalah surat yang dibuat seseorang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi.

2.       Surat dinas, adalah surat yang dibuat dan dikeluarkan oleh suatu lembaga baik pemerintah maupun swasta dan di tandatangani oleh pejabat atau yang mewakilinya.

c.       Menurut keamanan isinya

1.       Surat biasa, yaitu surat yang tidak akan menimbulkan akibat buruk atau merugikan organisasi yang bersangkutan jika isinya diketahui atau dibaca orang lain.

2.      Surat rahasia, yaitu surat yang isinya tidakboleh diketahui oleh orang  lain karena akan menimbulkan kerugian bagi organisasi atau pejabat yang bersangkutan.

3.       Surat sangat rahaisa, yaitu surat yang berisi masalah yang sangat penting dan hanya boleh dibaca atau diketahui isinya oleh orang tertentu yang berhak menyelesaikan atau mengambil keputusan.

d.      Menurut proses penyelesaiannya

Pengiriman surat menghendaki agar surat yang dikirimnya segera memperoleh tanggapan sesuai dengan kepentingan surat. Berdasarkan proses penyelesaiannya, surat digolongkan menjadi tiga macam, yaitu :

1.      Surat biasa adalah surat yang tidak memerlukan tanggapan atau penyelesaian secepatnya, tetapi dapat diselesaikan menurut urutan surat yang diterima.

2.      Surat segera adalah surat yang isinya memerlukan tanggapan atau penyelesaian dengan segera lebih cepat dari surat biasa.

3.      Surat sangat segera adalah surat yang isinya memerlukan tanggapan penyelesaian yang secepatnya, harus dilakukan atau diselesaikan pada kesempatan pertama atau prioritas utama.

e.       Menurut kegiatan

1.      Surat intern, adalah surat yang ditujukan untuk lingkungan suatu organisasi atau instansi sendiri

2.       Surat ekstern, adalah surat yang ditujukan keluar lingkungan organisasi atau instansi.

f.       Menurut sasaran yang dituju

1.       Surat biasa, adalah surat yang ditujukan kepada seseorang atau organisasi tertentu.

2.      Surat edaran, adalah surat yang ditujukan kepada orang atau organsiasi yang jumlahnya tidak terbatas.

BAB III

PENUTUP

A.    Kesimpulan

Korespondensi sangat penting dalam sebuah organisasi perkantoran karena korespondensi atau surat-meyurat merupakan rangkaian aktivitas yang berkenaan dengan pengiriman informasi secara tertulis mulai dari penyusunan, penulisan sampai dengan pengiriman informasi hingga sampai kepada pihak yang dituju.

Proses korespondensi merupakan sarana untuk mengirim atau memberi informasi tertulis kepada atasan atau pihak lain, baik sebagai laporan, pemberitahuan, permintaan ataupun pertanyaan.

 Arsip sebagai salah satu sumber informasi memiliki fungsi yang sangat penting untuk menunjang proses kegiatan administrasi. Agar arsip dapat berperan sebagaimana fungsinya perlu dikelola dengan baik dan benar, artinya ditata secara sistematis sehingga jika sewaktu-waktu diperlukan dapat dengan cepat, tepat dan lengkap disajikan.

B.     Saran

1.       Untuk memperlancar kegiatan korespondensi perlu adanya pembagian tugas antara petugas pembuat dan petugas pengagendaan.

2.      Perlu adanya penambahan fasilitas kearsipan sehingga pengelolaan dan penyimpanan arsip dapat berjalan lebih baik

3.        Perlunya meningkatkan pemeliharaan di gudang arsip in-aktif

DAFTAR PUSTAKA

http://www.scribd.com/doc/46063825/Sistem-Penyimpanan-Arsip-Aktif#download

http://abidzare.wordpress.com/2009/06/23/5-sistem-pengarsipan/

download.portalgaruda.org/article.php?article=24668&val=1516

www.slideshare.net/.../modul-12-dan-13-peny-arsip-dan-pemeliharaan

https://dwilestariyuniawati.wordpress.com/...5/manajemen-perkantoran

library.unej.ac.id/.../en.../detailnonmodal;...KORESPONDENSI

yuliansah,S.Pd.,M.Pd//manajemen kearsipan

                                      

Lampiran

A.    Surat Masuk/Surat Keluar, 5 Sistem Kearsipan (1 Surat Saja)

Dibawah ini merupakan contoh satu surat keluar, dimana surat keluar ini sudah mencakup 5 sistem kearsipan yaitu : sistem abjad, sistem kronologis, sistem nomor, sistem subjek, dan sistem geografis.

 

PT MELIN SEJAHTERA

Alamat : Gambiran Sawit Yogyakarta, 55246 Tlp. (0267) 586168 Fax. (0267) 548202

E-mail: melin_melin@gmail.com

Nomor  :  001/CVMS/V/2015                                                                        28 Mei 2015

Hal        : Permohonan kerja sama

Lam       :   -

Kepada

PT Mulia Abadi

Jalan Gatot Subroto

Dempasar- Bali

Dengan hormat,

Kami dari  PT Melin Sejahtera,Tbk. Dalam hal ini bermaksud untuk mengajukan permohonan kerja sama dengan PT Mulia Abadi untuk menjadi distributor produk –  produk kami berupa:

1.      Produk elektronik (Handphone, Laptop, TV, Lampu Hias, dan segala macam produk elektronik lainnya)

2.      Furniture (Sofa, Almari, Meja, Bad dan lainnya)

Kami akan memberikan kompensasi yang sebanding kepada PT Mulia Abadi jika bersedia untuk menjadi distributor resmi produk dari perusahaan kami.

Meknisme bentuk kerja sama dapat kami jelaskan lebih lanjut apabila PT Mulia Abadi tertarik dengan pengajuan kerja sama yang kami sampaikan

Demikian surat permohonan kerja sama ini kami buat, atas perhatian dan kerja samanya kami sampaikan terimakasih.

Nb : kami akan menunggu tembusan dari bapak/ibu selaku pimpinan PT Mulia Abadi paling lambat 10 hari setelah surat ini bapak/ibu terima.

Homat saya

Devisi keuangan

Dr, Melinnia,SE,MM..

B.     DAFTAR KLASIFIKASI

1.      Klasifikasi Sistem Abjad

A, B, C,.........................Z

Aa, Ab, Ac,...................Az

Aba, Abb, Abc,.............Abz

Aca, Acb, Acc,..............Acz

Contoh :

NAMA ORANG	INDEKS			KODE ABJAD
	UNIT 1	UNIT 2	UNIT 3
Pasha	Pasha			Pa
Dr. Dika Nasution	Nasutio	Dika	Dr.	Na
I Gusti Made Tirta	Tirta	Made	I Gusti	Ti

2.      Sistem angka/nomor (numerik)

Masalah utama                                 Sub Masalah              Sub-sub Masalah

            000  Pendidikan dan pelatihan

100  Keuangan

200  Personalia

300  Pembangunan

400  Koperasi

500  Produksi

600  Pemasaran

700  Penelitian dan Laboratorium

800  Perlengkapan

900  Pengangkutan dan Perbekalan

Contoh :

                                                Daftar Klsifikasi Sistem Nomor

                                    Pusat Studi Pengembangan Administrasi AMAYO

                                                Jalan Pramuka No. 70 Yogyakarta

Masalah Utama	Sub masalah	Sub-sub masalah	Kode klasifikasi
000 Organisasi (or)	000  Masyarakat 010  Kampus	010  BEM 011  UKM 012  HIMA	Or.000.000.010 Or.000.000.011 Or.000.000.012
100 Kepegawaian (KP)	100  Upah 110  Cuti	110  Cuti Melahirkan 111  Cuti Sakit	KP.100.110.110 KP.100.110.111

3.      Daftar Klasifikasi Sistem Wilayah (Geografis)

DAFTAR  KLASIFIKASI SISTEM GEOGRAFIS

JAWA

JAWA –BALI	JAWA
1	JAKARTA A.      JAKARTA PUSAT B.      JAKARTA BARAT C.      JAKARTA SELATAN D.      JAKARTA TIMUR E.       JAKARTA UTARA
2	JAWA BARAT A.      BANDUNG B.      BOGOR C.      CIREBON D.      MERAK
3	JAWA TENGAH A.      PEKALONGAN B.      REMBANG C.      SEMARANG D.      SOLO E.       TEGAL
4	YOGYAKARTA A.      BANTUL B.      SLEMAN
5	JAWA TIMUR A.      BANYUWANGI B.      JEMBER C.      MALANG D.      SURABAYA
6	BALI A.      AMPLAPURA B.      DENSPASAR C.      KLUNGKUNG D.      SINGARAJA

4.      Daftar Klasifikasi Sistem Urutan Waktu (Kronologis)

Daftar klasifikasi tanggal terdiri dari :

Tahun         (tanggal utama)    sebagai kode laci      Bulan     (sub tanggal)         sebagai kode guide        Tanggal (sub-sub tanggal) sebagai kode hanging folder

Contoh:

Agus akan menyimpan arsip dari PT Surya Kencana tertanggal 1 Maret 2015. Berarti identitas surat tersebut adalah 1 Maret 2015.

Mengindeks

Membagi tanggal menjadi tanggal utama, sub tanggal, dan sub-sub tanggal. Contoh: Surat tanggal 1 Maret 2015 terdiri dari tanggal utama (2015), sub tanggal (Maret), sub-sub tanggal (1)

Contoh: arsip tertanggal 1Maret 2015 disimpan pada laci berkode 2015, dibelakang guide Maret, didalam hanging folder berkode 1. Kode klasifikasi : 01 atau 1 (sesuai tanggal)

5.      Daftar Kalsifikasi Sistem Subyek

Contoh :

Maslah Utama	Masalah	Sub Masalah
Kp : Kepegawaian	Cuti	a.      Cuti melahirkan b.      Cuti sakit c.       Cuti tahunan
	Mutasi	a.      Kenaikan golongan b.      Masa kerja c.       Tunjangan keluarga d.      Alih tugas e.      jabatan

                                   Daftar Klasifikasi Sistem Subyek

           Pusat Studi dan Pengembangan Administrasi AMAYO

                                   Jalan Pramuka No. 70 Yogyakarta

Masalah Utama	Sub Masalah	Sub – Sub Masalah	Kode Klasifikasi
Organisasi (Or)	Masyarakat Kampus	BEM UKM HIMA

C.      Buku Agenda

BUKU AGENDA SURAT KELUAR

                                                                                                                                          Sistem Abjad

No	Tanggal	Keluar (K)	Surat		Kepada	Isi Ringkasan	Keterangan	Kode Klasifikasi
			Nomor	Tanggal
1.	28 Mei 2015	k	001/pi/ama/rs/v/2015	28 Mei 2015	Dinas perizinan	Permohonan izin penelitian	Indra Gunawan	G.U
2.	10 Juni 2015	k	002/pi/ama/rs/v1/2015	10 Juni 2015	Dinas perizinan	Permohonan izin MOPK III	Marcelin Un	M.A

Sistem Kronologis

No	Tanggal	Keluar (K)	Surat		Kepada	Isi Ringkasan	Keterangan	Kode Klasifikasi
			Nomor	Tanggal
1.	28 Mei 2015	k	001/pi/ama/rs/v/2015	28 Mei 2015	Dinas perizinan	Permohonan izin penelitian		2015/05/28
2.	10 Juni 2015	k	002/pi/ama/rs/v1/2015	10 Juni 2015	Dinas perizinan	Permohonan izin MOPK III		2015/06/10

          Sistem Geografis

No	Tanggal	Keluar (K)	Surat		Kepada	Isi Ringkasan	Keterangan	Kode Klasifikasi
			Nomor	Tanggal
1.	28 Mei 2015	k	001/ PTMS /V1/ 2015	28 Mei 2015	PT Mulia Abadi	Permohonan kerja sama		Jawa
2.	10 Juni 2015	k	003/ PTMA /V1/ 2015	10 Juni 2015	PT Melin Sejahtera	Pengiriman barang		Luar Jawa

       Sistem  Subjek

No	Tanggal	Keluar (K)	Surat		Kepada	Isi Ringkasan	Keterangan	Kode Klasifikasi
			Nomor	Tanggal
1.	28 Mei 2015	k	001/ PTMS /V1/ 2015	28 Mei 2015	PT Mulia Abadi	Permohonan kerja sama		PT Mulia Abadi
2.	10 Juni 2015	k	003/ PTMA /V1/ 2015	10 Juni 2015	PT Melin Sejahtera	Pengiriman barang		PT Melin Sejahtera

               Sistem Nomor

No	Tanggal	Keluar (K)	Surat		Kepada	Isi Ringkasan	Keterangan	Kode Klasifikasi
			Nomor	Tanggal
1.	28 Mei 2015	k	001/ PTMS /V1/ 2015	28 Mei 2015	PT Mulia Abadi	Permohonan kerja sama		001/ PTMS /V1/ 2015
2.	10 Juni 2015	k	003/ PTMA /V1/ 2015	10 Juni 2015	PT Melin Sejahtera	Pengiriman barang		003/ PTMA /V1/ 2015

BUKU AGENDA SURAT MASUK

                                                                                                                                                                                 Sistem Abjad

No	Tanggal	Masuk (M)	Surat		Dari	Isi Ringkasan	Keterangan	Kode Klasifikasi
			Nomor	Tanggal
1.	02 Juni 2015	M	224 / SI / PMYDI/ V / 2015	30 Mei 2015	Dinas perizinan	Persetujuan  izin penelitian	Indra Gunawan	G.U
2.	10 Juni 2015	M	229/SI /PMYDI/V1/2015	13 Juni 2015	Dinas perizinan	Persetujuan  izin MOPK III	Marcelin Un	M.A

       Sistem Kronologis

No	Tanggal	Masuk (M)	Surat		Dari	Isi Ringkasan	Keterangan	Kode Klasifikasi
			Nomor	Tanggal
1.	02 Juni 2015	M	224 / SI / PMYDI/ V / 2015	30 Mei 2015	Dinas perizinan	Permohonan izin penelitian		2015/05/30
2.	15 Juni 2015	M	229/SI /PMYDI/V1/2015	10 Juni 2015	Dinas perizinan	Permohonan izin MOPK III		2015/06/13

          Sistem Geografis

No	Tanggal	Masuk (M)	Surat		Dari	Isi Ringkasan	Keterangan	Kode Klasifikasi
			Nomor	Tanggal
1.	01 Juni 2015	M	001/ PTMS /V1/ 2015	28 Mei 2015	PT Melin Sejahtera	Permohonan kerja sama		Jawa
2.	13 Juni 2015	M	003/ PTMA /V1/ 2015	10 Juni 2015	PT Mulia Abadi	Pengiriman barang		Luar Jawa

            Sistem  Subjek

No	Tanggal	Masuk (M)	Surat		Kepada	Isi Ringkasan	Keterangan	Kode Klasifikasi
			Nomor	Tanggal
1.	01 Juni  2015	M	001/ PTMS /V1/ 2015	28 Mei 2015	PT Melin Sejahtera	Permohonan kerja sama		PT Mulia Abadi
2.	13 Juni 2015	M	003/ PTMA /V1/ 2015	10 Juni 2015	PT Mulia Abadi	Pengiriman barang		PT Melin Sejahtera

                Sistem Nomor

No	Tanggal	Masuk (M)	Surat		Dari	Isi Ringkasan	Keterangan	Kode Klasifikasi
			Nomor	Tanggal
1.	04 Junii 2015	M	004/ PTMS /V/ 2015	28 Mei 2015	PT Melin Sejahtera	Permohonan kerja sama		004/ PTMS /V/ 2015
2.	15 Juni 2015	M	008/ PTMA /V1/ 2015	10 Juni 2015	PT Mulia Abadi	Pengiriman barang		008/ PTMA /V1/ 2015